【ビジネス英語】自動返信・不在通知メール書き方のポイント

休暇中、または不在時にメールで返信ができないとき、自動返信でお知らせを送るのは大切です。

ビジネス英語ではこのような不在時のメールをout of officeと呼びますが、out of officeメールを英語で書く場合には、いくつか重要な点がありますのでご説明します。

丁寧に書く

英語の自動応答メールは”Thank you for your email.”から始めるとよいでしょう。自動応答だからといって、冷たいメールや、人間味のないメールでは読み手に良い印象を与えません。

自分が何をしていて、いつ帰ってくるのかを簡潔に

メールにわざわざ旅行中の連絡先を書く必要はありませんが、有給休暇なのか、それとも何か別の理由があるのか、いつ帰ってくるかを説明しておくことは大切です。これは、メールの差出人がいつ返信をもらえるかわかるようにするためです。例文としては”I am currently on annual leave and will be returning on (date).”のような英語表現を使うことができます。

休暇中にメールが使えるかどうかを説明

職場を離れていてもメールチェックは絶え間なく行う人も中にはいます。その場合は”I will have limited access to email while I am away.”などと書いて、迅速な対応ができないことを差出人に知らせましょう。メールをチェックしない場合は”I will not have access to email while I am away.”と明記しておきましょう。

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代わりの担当者の連絡先を伝える

差出人に、自分がいない間に代わりに担当する人物の詳細な連絡先を伝えるのを忘れないでください。普段の仕事の内容によって代わりの担当者が異なる場合には”For sales enquiries contact Jane Stevens, for technical help contact Rachel Adams, for all other enquiries call the office on (phone number).”のような形式を使うことができます。休暇中、同僚がメールで仕事を少しでも助けてくれれば、自分が仕事に戻ったときに多くの手間を省くことができます。

結びの言葉

みんなが行っているわけではありませんが、自動応答メールに結びの言葉を入れると丁寧になります。Kind regardsや、いつも自分がメールに書いている結びの言葉で締めくくりましょう。

そして最後に一番大切なステップですが…

休みならじっくり楽しむことが大切！

きちんとout of officeの英語自動応答メールを設定した後は、誰かが連絡をしてくる心配をする必要はありませんから、旧かならゆっくりと休みを楽しんでくださいね！