Come scrivere e-mail in Business English

Dopo aver visto i vari fondamenti per la scrittura di mail in inglese in linea generale, e dopo aver compreso effettivamente quali possono essere i vantaggi del business english andiamo a capire come scrivere una mail con questa branca della lingua inglese. Può capitare a tutti di dover fare una cosa di questo tipo, sia se si lavora già o se ci si candida a un lavoro, il che significa andare a cercare una determinata figura lavorativa e riuscire quantomeno ad avere qualche possibilità dimostrando tramite la propria mail di avere padronanza del mezzo e della lingua. Chi impara inglese velocemente con un corso di business english spesso ha anche qualche problema sotto questo punto di vista, perché sono cose che richiedono del tempo per essere elaborate e gestite, ma si può dire che effettivamente non si tratta di un grosso scoglio. Basta come sempre informarsi, studiare un minimo e vedere come viene fatto quel tipo di pratica. L’inglese commerciale che viene insegnato nel corso di inglese business è parte integrante della lingua e dunque oltre a conoscerla bisogna impostare al meglio tutto quello che riguarda questa parte nell’ambito lavorativo. Andremo a valutare tutto quello che riguarda la scrittura di una semplice mail con anche le conseguenze o vantaggi che dir si voglia relativi a tale scrittura.

Iniziamo dalla parte basilare, una delle più importanti. Quando apriamo la finestra di una mail dobbiamo cominciare a inserire il destinatario, e ovviamente qui non ci sono particolari differenze, è tutto molto semplice. Per l’ambito business scriviamo sempre alla persona di riferimento, che si occupa del tipo di pratica che andiamo ad inoltrare nel nostro messaggio. Se è un indirizzo aziendale generico come [email protected] poniamo all’inizio la dicitura “All’attenzione del Sig. …”, che può essere tradotto con “To Mr. …”, quindi in modo molto semplice, e poi procediamo con il corpo del messaggio che tratteremo tra un attimo. Successivamente si procede con l’oggetto, dopo l’inserimento del destinatario. L’oggetto deve essere chiaro e diretto. Chi lavora spesso riceve un sacco di mail, e non appena scarica la posta, dove magari gli escono più messaggi allo stesso tempo, deve avere subito un’idea della mail non appena legge l’oggetto. Per questo motivo il tutto viene fatto in modo chiaro, conciso e diretto. Quindi ad esempio: “Richiesta Stage Michele”, indicando quindi anche il nostro nome, per essere subito riconoscibili. Chiaro e conciso come detto. Anche se siamo tra chi impara l’inglese con un corso di inglese business velocemente non avremo problemi per questo tipo di passaggio, quindi per l’apertura possiamo stare tranquilli. È sul corpo del messaggio che dovremo stare un po’ più attenti, teniamolo bene a mente. Anche la richiesta di informazioni, se non si tratta di un posto di lavoro, è mirata, quindi andremo a inserirla direttamente nell’oggetto senza fronzoli o problemi di sorta, sempre in modo diretto. Inseriamo anche nell’oggetto per cosa chiediamo tali informazioni in modo tale da avere un riferimento concreto già solo in quel campo della mail. Tutti piccoli accorgimenti che fanno la differenza, specialmente se si tratta di una richiesta, magari particolare. Teniamolo bene a mente.

Prima di cominciare a scrivere dobbiamo anche capire che tipo di confidenza in termini di grado abbiamo con la persona con cui stiamo parlando. Se siamo già vissuti, abbiamo un po’ di mail arretrate, potremo scrivere con un tono più rilassato e leggero, mentre se è la prima volta è bene tenere un profilo professionale e comunicare nel modo giusto. Con tranquillità, pesando le parole che andiamo a inserire, ma senza esagerare. Dobbiamo sempre scrivere con naturalezza, la cosa importante è riuscire a gestire con facilità le forme della lingua che andiamo a inserire nella mail, di cui ora faremo qualche esempio per avere ben chiaro cosa cambia nella mail scritto per motivi di business. L’apertura deve sempre essere di tipo formale, specie se è la prima volta che scriviamo a quell’ufficio o azienda. Partiamo con: “Dear Mr. Inserendo poi il cognome”, poi inseriamo la virgola e andiamo a capo, e da lì cominciamo a scrivere il corpo della mail, e spiegare quello che stiamo cercando. Una delle cose importanti da tenere in considerazione è che bisogna essere diretti. Non c’è bisogno di scrivere mail chilometriche con spiegazioni fino all’ultimo dettaglio, specie se si ha una richiesta. Bisogna sempre essere concisi e diretti, usando la forma giusta, ma in modo semplice. Cerchiamo di porci nell’ottica di chi ci risponde, che lavora e che tutto il giorno ha a che fare con diversi tipi di mail, pertanto se andiamo a scrivere una mail molto lunga potremmo già annoiarlo in partenza, e ovviamente sarà meno disposto ad essere collaborativo nei nostri confronti, è una cosa fisiologica. Non spaventiamoci dunque e procediamo a gestire il tutto in modo facile e conciso, ricordiamolo sempre. Se c’è bisogno di spiegazioni particolari nella nostra mail ovviamente vanno inserite, ma cerchiamo di semplificare al massimo.

Scriviamo dunque subito nel corpo “I’m writing for”, “I write for”, e forme simili, per spiegare effettivamente qual è il motivo della nostra mail, anche se qualche anticipazione potrebbe essere già stata fatta direttamente nell’oggetto. Se è una mail consequenziale a qualcos’altro, ad esempio in base a comunicazioni precedenti, e dunque non è la prima volta scriviamo a quell’ente o quell’ufficio potremo aggiungere alla forma appena spiegata “I’m writing in reference to your”, che significa tradotto “Scrivo in riferimento al vostro / suo” magari seguito da mail precedenti. Da queste forme possiamo sempre ricavare qualcosa di simile, come ad esempio: “I’m writing in connection to”, che significa che ci si collega a qualche evento particolare. Praticamente le forme importanti stanno soprattutto all’apertura e alla chiusura della mail diciamo per ben disporre la persona che legge il nostro messaggio ma anche come gesto di rispetto nei suoi confronti. Se abbiamo avuto una telefonata o una chat in precedenza allo stesso modo lo dobbiamo citare nella forma di cui abbiamo appena parlato, in modo da far ricordare subito alla persona chi siamo e che tipo di collegamento c’è stato in precedenza tra noi e lui / lei. Sono come detto all’inizio piccole cose che semplificano il tutto e lo gestiscono al meglio.

La chiusura è comunque importante e ne parliamo prima di un riferimento al corpo del messaggio, che può avere qualche accorgimento. Chi scrive in ambito professionale deve assolutamente avere una firma, pertanto quando cominciamo a lavorare, o anche quando abbiamo una mail di tipo lavorativo, bisogna tra le prime cose avere una firma di tipo professionale. Basta inserire il proprio nome e cognome, un logo se abbiamo un brand e i nostri contatti. Questa verrà automaticamente allegata a quello che sono le mail che invieremo, restituendo sempre un tocco di professionalità in più. La chiusura va fatta o in firma oppure a mano ogni volta ringraziando per averci contattato, oppure se si tratta di un dialogo magari ringraziando la persona con cui stiamo parlando, specie se si è messa a nostra disposizione. Queste regole non vanno applicate solo in inglese, ma in linea generale in ambito professionale. Dopo aver scritto la mail procediamo a rileggerla per vedere se ci sono errori vedendo se abbiamo scritto bene le parole, perchè lì l’errore può capitare molto spesso, specie se scriviamo velocemente sulla tastiera, e assolutamente diamo un’occhiata alla punteggiatura. Un errore su quella non diciamo che può essere influente ma comunque fa storcere il naso, quindi è sempre bene dare un controllo.

Nel corpo giusto qualche accorgimento nel caso di richieste o nel caso in cui dobbiamo dare un rifiuto alla persona che ci scrive. È sempre bene mantenere una forma corretta e sempre servizievole in un certo senso all’altra persona. Se richiediamo informazioni particolari possiamo usare forme come “I would appreciate if you send me that”, “Apprezzerei se mi mandassi quella cosa”, oppure “Would you please send me”, “Potresti mandarmi”. Il sunto che possiamo ricavare da questo tipo di linguaggio è sempre il mettersi a disposizione dell’altra persona per raggiungere uno scopo comune o un’intesa, dopotutto si è a lavoro o la comunicazione che ne scaturisce è proprio per quel motivo. Quindi anche il rifiuto è scritto per bene con “We are sorry about….”, “Ci dispiace per..”, magari rifiutare una richiesta particolare motivando il tutto sempre in tempi formali. Non è una cosa insomma molto difficile, basta avere qualche accorgimento e ricordare sempre di avere a disposizione pochi semplici accorgimenti da seguire. Chiari e concisi, semplici prima di tutto, e le vostre mail saranno sempre perfette, questo ve lo possiamo garantire. Anche chi impara l’inglese velocemente lo può fare, con più calma, ma ci riesce tranquillamente.