Les Emails Professionnels en Anglais : 5 points essentiels

Rédiger un email professionnel en Anglais est souvent plus facile que de parler : vous n’avez pas à vous inquiéter de votre prononciation et vous pouvez prendre le temps que vous souhaitez pour l’écrire. Mais il existe toutefois des règles que vous devez garder en tête. Voici quelques astuces pour vous aider à faire une bonne impression grâce à un simple email.

1. Les termes spécifiques

Les boites mails en anglais utilisent de nombreuses abréviations. Si vous ne les connaissez pas, vous pourriez bien envoyer, par inadvertance, votre email demandant une augmentation à votre patron, à tous vos collègues !

“Reply to all” signifie que votre réponse sera envoyée à chaque personne ayant reçu l’email original. A l’emplacement des adresses emails, la case “cc” (carbon copy) vous permet d’envoyer des copies en même temps que l’email alors que la case “bcc” vous permet d’envoyer des copies en toute discrétion – le b est l’abréviation de “blind” (caché).

Si quelqu’un vous demande de “forward” un email, vous devez alors lui envoyer l’email en utilisant la case forward “fw”.

2. Une bonne introduction

Commencer un email par “Hey” lorsque vous écrivez à un ami n’est pas dérangeant, mais ne l’utilisez surtout pas pour un partenaire professionnel tel qu’un client. Attention, une expression trop formelle comme “Dear Sir” ne convient pas non plus. La meilleure méthode est le classique “Dear Mr. / Ms.” suivi du nom de famille de votre interlocuteur. Si vous connaissez déjà la personne, vous pouvez remplacer le nom de famille par le prénom (ex: “Dear John”).

3. Clair et concis

Si dans certaines langues, utiliser des structures élaborées et compliquées montrent votre éducation et votre intelligence, veillez à écrire en Anglais dans un style clair et concis. Présentez clairement l’objet de votre email dans le premier paragraphe et gardez une structure aérée dans l’ensemble du texte en commençant chaque paragraphe par une phrase d’introduction. Des mots tels que “first, second, next, and finally” servent de guides au lecteur qui suivra alors plus facilement votre raisonnement. Ne décrivez pas tous les détails mais finissez plutôt l’email par “If you have any other questions please feel free to contact me,”, ce qui donnera alors l’occasion au lecteur de prendre contact avec vous.

4. Restez poli·e

Même s’il faut être clair sur une éventuelle requête par email, que ce soit pour un remboursement ou un entretien professionnel, il est préférable de ne pas employer des verbes tels que “I want”. “I would like” est plus respectueux. “I am interested in” est une excellente option si vous êtes en train de faire une toute première offre ou si vous êtes encore au balbutiement d’une affaire.

5. Une conclusion correcte

“I am looking forward to your reply,” “Thank you,” ou “Sincerely” sont toujours parfaits pour laisser votre lecteur sur une bonne impression.

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