Écrire d’excellentes lettres commerciales en anglais

Lettres commerciales en anglais: Dans un monde où le numérique est partout, on n’écrit pas souvent de lettres manuscrites. La plupart de nos communications quotidiennes se font par email ou par téléphone. De nos jours, nous écrivons moins de lettres en anglais professionnel, nous avons tendance à ne les utiliser que pour les messages importants (comme les vœux). Suivez nos conseils ci-dessous pour faire en sorte que votre prochaine lettre commerciale soit excellente.

Employez le format et les salutations appropriés

Faites une bonne première impression dès le début de la lettre en vous assurant qu’elle soit structurée correctement et comporte la bonne forme de salutation. La plupart des papiers à lettre d’entreprise comporteront déjà l’adresse de votre entreprise, dans l’en-tête, en haut à droite. Si elle n’y figure pas déjà, rajoutez-la et ajoutez l’adresse du destinataire à gauche. Écrivez la date en-dessous à droite, puis commencez votre lettre. Assurez-vous que le nom de la personne, ainsi que son titre soient corrects (ex: Dear Ms. Jones). Utilisez  Dear Sir (Cher monsieur) ou Madam (Madame) ou To whom it may concern (À qui de droit), si vous ne connaissez pas son nom.

Énoncez votre objet

Il faut énoncer l’objet de votre lettre dans le premier paragraphe, par exemple: As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested (Conformément à notre conversation téléphonique, je vous écris pour fournir l’information que vous aviez demandé).

Utilisez l’objet de votre lettre pour définir le ton

Les lettres commerciales sont généralement dans un style formel – on utilise plutôt les emails pour les communications informelles. Tandis que le style d’anglais est formel pour la plupart des lettres commerciales, le ton peut varier selon la raison du courrier.

Les lettres de requête emploient souvent des verbes modaux pour rendre la demande plus formelle. Par exemple, il serait impoli d’écrire “I want you to come to our office on Thursday” (Je veux que vous veniez à notre bureau mardi). Il est conseillé d’employer plutôt ‘would’: “W_ould you be able to come to our office on Thursday?”_ (Seriez-vous en mesure de venir à notre bureau mardi?).

Si vous annoncez une mauvaise nouvelle ou que vous présentez des excuses, il faut faire prendre de tact et de courtoisie, et énoncer la raison du problème. Vous pouvez utiliser une expression telle que “I regret to inform you” (J’ai le regret de vous informer), “I’m afraid that” (Je crains que), ou unfortunately (malheureusement) pour annoncer une mauvaise nouvelle. Par exemple: “I regret to inform you that your application has been unsuccessful” (J’ai le regret de vous annoncer que votre candidature n’a pas été retenue).

Les lettres de réclamation doivent être courtes et formelles. Par exemple, si une livraison a eu un effet négatif sur votre projet, une manière appropriée de l’écrire dans une lettre commerciale serait: “The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project” (La livraison avait cinq jours de retard, ce qui a gravement perturbé notre projet). Une manière inappropriée de l’écrire serait: “I’m really angry because your staff messed up!” (Je suis vraiment en colère car votre personnel s’est planté!).

Conclure la lettre

Dans le dernier paragraphe, vous pouvez inclure des formules telles que “Please contact us if you have any further questions” (Veuillez nous contacter pour tout autre renseignement). Si vous joignez des documents, vous pouvez ajouter “Please find enclosed…” (Veuillez trouver ci-joint…) ou “I am enclosing…” (Je joins à ce document…) à la fin de la lettre. Il faut également mentionner un futur contact à la fin de la lettre, ex: “I look forward to seeing you next Thursday” (Dans l’attente de vous voir jeudi prochain).

Terminer/signer la lettre

La fin de votre lettre dépend de votre rapport avec le lecteur. Utilisez “Yours faithfully” (Veuillez agréer l’expression de mes sentiments les plus distingués/respectueux) quand vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez. Utilisez “Yours sincerely” (Veuillez agréer l’expression de mes sentiments les plus sincères) pour les lettres formules aux gens dont vous connaissez le nom. Pour des lettres légèrement moins formelles, vous pouvez employer “Best regards” (Meilleures salutations) ou “Kind regards” (Sincères salutations). Vous devrez ajouter votre signature (signez votre nom à la main) après la conclusion, puis tapez votre nom et votre poste en-dessous.

Vérifiez les erreurs

L’étape la plus importante! Il faut toujours relire la lettre avec attention avant de l’envoyer, en cherchant les erreurs de grammaire, d’orthographe et de ponctuation. En guise de vérification finale, demandez-vous si la lettre est claire, concise, courtoise, convaincante et complète.

La prochaine fois que vous écrirez une lettre commerciale en anglais, passez par ces étapes avant de commencer, afin de vous assurer que la lettre est efficace et appropriée.