Englische Abkürzungen für die tägliche E-Mail-Kommunikation im Büro

Englische Abkürzungen

Zeit ist Geld – das stimmt im Privatleben, aber viel mehr noch in der Geschäftswelt. Wer hier nicht mit dem Strom fließt und immer darauf gepolt ist, alles so schnell und so effizient wie möglich zu erledigen, der wird über kurz oder lang hinten abfallen. Wir leben in einer Leistungsgesellschaft, in der momentan leider zu wenig Platz für Besinnung und Entspannung ist, daher ist es in der Geschäftswelt überlebenswichtig, die neuesten Technologien und Gadgets zu haben und anwenden zu können. Aber auch in der normalen digitalen Kommunikation, sei es SMS oder E-Mail, ist es wichtig, auf Höhe zu bleiben.

Da immer mehr E-Mails nicht vom eigenen Schreibtisch oder allgemein im Büro geschrieben werden, sondern eher von unterwegs, ist es sehr relevant, sich kurz und prägnant zu halten. Daher werden bei der immer mehr werdenden E-Mail Korrespondenz Abkürzungen verwendet, um die wichtigsten Infos schnell und kompakt zu vermitteln. Ähnlich wie es bei der gesprochenen Sprache darauf ankommt, Teil der Gesellschaft zu sein und diese damit verstehen zu können, muss man auch bei der beruflichen E-Mail-Kommunikation erst einmal die Grundzüge lernen.

Im Verlauf der kommenden Absätze werden wir Ihnen eine Vielzahl an Abkürzungen vorstellen, welche die wichtigsten Fragmente in einer geschäftlichen E-Mail darstellen, damit Sie diese lernen und selbst eines Tages zu Ihrem Vorteil anwenden können. Sie zu wissen ist eine Sache, sie zu verinnerlichen und anzuwenden, damit Sie sich initiiert wissen eine gänzlich andere. Business Englisch lernen erfordert immer ein wenig mehr Hingabe als das Lernen der alltäglichen Sprache, da manche Regeln hier ausgesetzt werden.

1. Zum Ende hin

COB = Close of business
Anders als das bereits erwähnte EOD ist COB mehr ein Hinweis darauf, dass etwas noch bis zum Ende des Geschäftstages erledigt werden kann oder muss. Gängige Sätze in E-Mail wären hier zum Beispiel „the questionnaire can still be filled in until COB“. Allerdings hat auch diese Abkürzung in den letzten Jahren immer mehr abgenommen, die Chancen stehen also nicht sonderlich hoch, dass man sie in vielen Korrespondenzen finden kann.

2. So schnell es geht

ASAP = as soon as possible
Selten war eine Abkürzung weniger passiv aggressiv als diese, bei der es darum geht, dem Gegenüber zu vermitteln, dass man doch bitte stehenden Fußes um eine baldige Antwort bemüht sein sollte. Oft steht dies im Zusammenhang mit „please call me asap once you read this message“ oder „send me the report/files asap“. Es ist übrigens keine Aufforderung, etwas sofort zu tun, sondern immer im Bereich des zeitlich möglichen. Aber Sie werden diese Abkürzung in fast jeder dritten Korrespondenz vorfinden.

3. Zu Ihrer Information

FYI = For your information
Wenn Sie dachten, dass das erste Beispiel bereits passiv aggressiv wirkt, dann haben Sie FYI noch nicht kennengelernt! An sich kommt es harmlos daher und verweist lediglich darauf, dass nun eine Anzahl an Informationen mitgeteilt werden, aber im normalen Kontext wird diese Abkürzung gerne genutzt, um auf das offensichtliche hinzuweisen. Stellen Sie sich vor, jemand schreibt in einer E-Mail an Sie „FYI – I am going on vacation on Monday“. Was nach einer reinen Information klingen mag, ist viel eher die Mitteilung, dass dann sämtliche Kommunikation eingestellt werden solle. Allerdings ist dies auch immer abhängig davon, in welchem Umfeld man sich aufhält.

4. Ach, übrigens

BTW = By the way
Lässiger als „by the way“ kann man in einer englishsprachigen E-Mail übrigens keine Informationen einläuten. Mit diesem eher beiläufig erwähnten BTW kann man den Ton einer E-Mail dahingehend beeinflussen, dass eine etwaige Spannung rausgenommen wird. Es dient als Lückenfüller oder digitale Atempause, im Sinne von „BTW, I watched the movie you suggested. Liked it a lot, cheers mate“. Es erlaubt ein wenig Pause von der Intensität der geschäftlichen E-Mail und wird mittlerweile immer öfters auch anstelle des geläufigen PS (Post scriptum) verwendet, wenn eine E-Mail bereits beendet wurde. Eine alternative Lesensart ist aber auch BTW = back to work, zurück an die Arbeit. Dann hat es den komplett konträren Effekt und zeigt an, dass eine Pause im Schriftverkehr nun vorbei ist.

5. Vor Sonnenuntergang

EOD = End of Day
Oben steht ja das „asap“ geschrieben, dass um schnellstmögliche Antwort bittet, ohne konkret zu werden. EOD ist hier in etwa das Gegenteil, denn hiermit wird angekündigt, dass etwas vor dem Ende des Tages (meist wird Geschäftstag gewählt) erledigt sein wird. Dies ist fast eine Verpflichtung, die zwar keine unmittelbaren beruflichen Konsequenzen mit sich ziehen würde, aber dennoch mit einer gewissen Portion Hingabe versehen ist. Sollten Sie also diese Abkürzung irgendwann einmal benutzen, stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich bis zu Ende des Arbeitstages liefern können. Manchmal kann es übrigens auch daran gekettet sein, wann wer geht. Es muss daher nicht unbedingt Ihr Arbeitsende sein, sondern kann auch das vom Geschäftspartner sein; besonders wenn man sich in unterschiedlichen Zeitzonen aufhält. Zu den Zeitzonen kommen wir später aber auch noch, denn dies stellt eine weitere Hürde dar.

6. Aufgepasst

ATTN = Attention
Was klingt wie eine weitere Zeile der Fantastischen Vier ist in Wirklichkeit mehr eine intensive Ankündigung. Zugegeben: es wird nicht so oft im normalen E-Mail Verkehr verwendet, da immer kompakter geschrieben wird, sodass gar kein extra Platz für eine solche Ankündigung notwendig ist, aber wir sind dennoch der Meinung, dass das Wissen um diese Abkürzung nicht schaden kann.

7. Niemand hier

N/A = not available; no applicable
Dies ist eine kurze aber sehr wichtige Aussage, denn meist werden hiermit Lagerbestände und andere Themen von Relevanz aufgezeigt, die aktuell nicht vorhanden sind. Aber nicht nur das: mit N/A wird auch schnell darauf hingewiesen, dass gewisse Themen und Arbeitsschritte nicht vorhanden sind, oder einfach keinen Platz haben. Es wird gerne genutzt, um eine Frage zu beantworten, auf die es momentan (noch) keine Antwort gibt, wie etwa „Have we predicted Q4 of 2021 yet? N/A“. Diese Antwort sollte aber nur gegeben werden, wenn Sie sich absolut im Klaren darüber sind, dass es keine andere Ausflucht gibt.

8. Die Antwort kommt bald

TBC & TBD = To be confirmed / to be decided
Eine sehr viel häufiger vorkommende Abkürzung aber ist TBC und TBD; beide werden verwendet, wenn eine Antwort aktuell noch nicht feststeht, aber die Arbeit bereits aufgenommen wurde. Auch hier steht noch kein Zeitpunkt für die Verkündung fest, es macht sich aber meist gut in E-Mails und wird daher viel und häufig verwendet.

9. Bitte auf Französisch antworten

RSVP = Répondez s’il vous plait
Dieses Akronym finden Sie meist unter Einladung aller Art; es ist die indirekte Bitte um eine schnelle Antwort mit der Zusage/Absage, an etwas teilzunehmen. Sie werden dieses Beispiel oft bei Konferenzen, Tagungen oder anderen Arten der Geschäftstreffen vorfinden, und es ist angebracht, so schnell wie möglich (also asap, wie wir oben gelernt haben) darauf zu antworten, damit die andere Person Planungssicherheit hat.

10. With or without you

W/O = without
Es gibt zwar noch eine ganze Menge mehr Abkürzungen, aber diese finden leider nicht alle ihren Platz in diesem Artikel, aber auf eine Besonderheit wollen wir dennoch noch eingehen. Das genannten W/O heißt tatsächlich „ohne“. Es sieht ein wenig komplex aus und gibt auch wenig her in einem normalen E-Mail Text, gehört aber leider genauso zur Welt der beruflichen Abkürzungsworte wie die anderen.

11. Die verschiedenen Zeitzonen

Oft werden Sie übrigens in den E-Mails auch auf Abkürzungen wie EST oder CEST treffen – was bedeuten diese? Das sind Abkürzungen für die verschiedenen Zeitzonen, EST zum Beispiel steht für Eastern Standard Time, was große Bereiche der nordamerikanischen Ostküste sowie weite Teile des östlichen Südamerikas umfassen. CEST wiederum steht für Central European Summer Time und umfasst den Großteil Westeuropas, mit Ausnahme von Portugal, Irland und Großbritannien, die alle unter GMT fallen, der Greenwich Mean Time. Es ist ziemlich wichtig, immer auf Höhe zu sein, was die verschiedenen Zeitzonen Abkürzungen betrifft, da dies einen direkten Einfluss auf Ihre Arbeit haben kann. Besonders die Hingaben bezüglich EOD und COB richten sich meist nach gewissen Arbeitsstunden, die in anderen Zeitzonen gänzlich anders ausfallen können. Nichts ist unglücklicher, als eine Deadline zu verpassen, weil Sie sich bei der Zeitzone versehen haben.

Wir hoffen, Sie haben einen schnellen und kompakten Einstieg in die wunderbare Welt der Abkürzungen für den modernen, englischsprachigen E-Mail-Verkehr erhalten und können nun anfangen, diese Beispiele in die Tat umzusetzen. Natürlich gibt es noch unzählige weitere Formen, aber diese hier geben die wichtigsten Fakten wider und helfen dabei, dass auch Sie sich schnell zurecht finden in der globalen Geschäftswelt.