E-Mails auf Englisch schreiben: Netiquette

E-Mails – es gibt wohl nur wenig andere Methoden die in der Geschäftswelt häufiger genutzt werden als die elektronische Post. Nahezu jede interne und externe Unternehmenskommunikation wird über E-Mails abgewickelt, denn es gilt als fast ausgeschlossen, dass jemand damit Probleme haben kann. Was eventuell viel dramatischer sein kann, ist, wenn Menschen nicht wissen, wie genau eine geschäftliche E-Mail aufzusetzen ist und über welche Regeln und Etiketten man sich im Klaren sein sollte, um sich nicht selbst in ein unglückliches Licht zu rücken.

Wir möchten Ihnen hier aufzeigen, welche E-Mail Etiketten es einzuhalten gilt, wenn Sie professionelle E-Mails verfassen. In einem anderen Artikel auf unserer Seite haben wir bereits auf die ästhetischen Aspekte der E-Mail hingewiesen, hier aber wollen wir uns vermehrt mit den inhaltlichen Themen auseinandersetzen, damit Sie wissen, wie man es richtig macht. Dies ist also quasi Business Englisch für Dummies**.**

Mit der Betreffzeile geht es los

Auch wenn für viele die E-Mail erst mit dem Hauptteil anfängt, also dem Körper, so ist die Betreffzeile sogar noch ein wenig wichtiger, denn sie stellt das Erste dar, was die Empfänger von Ihnen bekommen, noch bevor die E-Mail überhaupt angeklickt wird. Zwar ist es verpönt, in der Geschäftswelt E-Mails zu ignorieren, doch gibt es andere Techniken, um sich in den Hintergrund zu drängen. Wenn Sie eine E-Mail aufsetzen, dann gibt es zwei Methoden an denen Sie sich orientieren können. Nummer 1: Sie schreiben die Betreffzeile zuerst und gestalten dann den Rest der E-Mail nach den Inhalten, die Sie kurz und knapp erwähnt haben. Das ermöglicht Ihnen, die Gedanken in den richtigen Bahnen zu halten und die Inhalte rund um den einen Satz aufzubauen.

Die andere Option ist, zunächst die Inhalte im Körper zu schreiben und basierend darauf dann die Betreffzeile zu verfassen. Viele Menschen empfinden die letztgenannten Variante als sinniger, da sie dadurch mehr Freiraum haben, ihre E-Mail aufzusetzen. Ganz gleich, für welche Methode Sie sich entscheiden, eines sollte feststehen: die Betreffzeile sollte kurz und knackig sein. Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail, sondern erklären Sie in ein paar wenigen Worten den Inhalt der E-Mail. Seien Sie nicht reißerisch, sondern bleiben Sie sachlich. Überschriften wie „Presentation for the Q1 Marketing Summit“ klingt bei weitem besser als „See our cool presentation for the meeting next week!“. Wahrscheinlich wissen Sie selber am besten, wie die anderen Personen auf Ihre E-Mail reagieren werden, daher ist Ihnen hierbei immer genug Platz für Individualität gegeben, aber zu viel kann schnell viel zu viel werden.

Nein, hotmail ist nicht in Ordnung

Vielleicht passt dieses Thema nicht zu 100% in die E-Mail Etikette, aber wir empfinden es dennoch als so wichtig, dass es hier angebracht ist. Denn wenn Sie sich daran setzen, geschäftliche E-Mails zu schreiben, dann tun Sie das bitte von Ihrem Geschäftskonto aus. Es gibt nur wenige Sachen die weniger amateurhaft sind als eine scheinbar wichtige E-Mail-Kommunikation die von einem privaten Konto aus geschrieben wird. Nicht nur, dass dies auch oft gegen die Unternehmensrichtlinien und Vorgaben geht, es hinterlässt auch einfach keinen guten Eindruck, wenn die E-Mail von einem privaten Konto stammt. Des Weiteren lässt sich dann später auch nicht mehr so leicht verfolgen, wer wann was geschrieben hat, da eventuell mehrere E-Mail Konten im Spiel sind. Hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck mit Ihrer E-Mail und vergessen Sie nicht, in der Signatur auch Ihre Kontaktdaten zu hinterlassen; da diese ja wahrscheinlich andere sind als die privaten.

Eine für alle, alle für einen?

Wie oft waren Sie schon „gefangen“ in einer schier endlosen Massenkommunikation zwischen eigentlich nur zwei Personen, die aber immer wieder „allen antworten“ oder „reply all“ geklickt haben und somit die 1:1 Gespräche an alle Teilnehmer geschickt haben? Sicherlich viel zu oft, denn dies ist ein Problem was nicht häufig genug angegangen wird. Wenn Sie Teil einer Massennachricht sind und etwas beisteuern wollen, dann denken Sie zunächst daran, wer alles wirklich von Ihrer Mitteilung profitieren würde. Müssen alle Mitarbeiter in der Marketingabteilung über die neuesten Entwürfe zum Ausbau der Firmenzentrale oder der Neustrukturierung des Webteams Bescheid wissen? Nicht unbedingt, also gucken Sie sich genau aus, wem Sie alles antworten. Man wird Ihnen dafür sehr dankbar sein, denn wie oft werden wichtige Infos überlesen, einfach weil es viel zu viele E-Mails gibt, die im Postfach warten?

Grüße, Fremder

Es mag sein, dass Sie in der Geschäftswelt eine Menge Freunde und viele gute Bekannte haben, sodass auch Ihre E-Mails einen etwas entspannten Ton anschlagen und nicht mehr ganz so steif und formell sind. Nun, das ist gut – aber nur, wenn auch alle immer an Bord sind was dies betrifft, denn sonst kann es schnell nach hinten losgehen. Schreiben Sie also E-Mails an andere Firmen und Personen, die Sie nicht wirklich kennen, mit einer gehörigen Menge an Respekt. Anfänge wie „Dear Mr / Dear Mrs“ oder „to whom it may concern“ kommen sehr viel besser an als „Hey there“ oder „Hello guys!“. Behalten Sie sich das für Freunde vor, aber lassen Sie nicht schon von Ihren E-Mails darauf schließen, dass Sie es vielleicht nicht ganz so ernst meinen mit der Professionalität. Es kommt dabei aber immer auf die Hierachien an, in denen Sie kommunizieren. Nach „unten“ kann man sicherlich schon mal ein relaxtes „Hi“ schreiben, je nachdem, wie gut Sie sich mit Ihren „Untergebenen“ verstehen. Nach „oben“ sollte ds seltener vorkommen, da dies auf eine kleinere Menge Respekt hinweist. Aber auch dies ist von Kultur zu Kultur unterschiedlich, schauen Sie sich einfach mal nur die Holländer an, die kaum Hierarchien kennen.

Kulturelle Eigenschaften

Der vielleicht schwerste Punkt in einer beruflichen E-Mail ist es, wenn mehr als nur eine Kultur im Spiel sind. Wenn Sie Kollegen aus der Nachbarstadt schreiben, so kann man sich schon ein wenig darauf einstellen, wie es um die kulturellen Eigenschaften bestellt ist, denn so sonderlich unterschiedlich ist man auf einem sehr kleinen geographischen Raum meistens nichts. Wenn es aber dann darauf ankommt, in Englisch mit Geschäftspartnern auf der ganzen Welt via E-Mail zu kommunizieren, dann kann es durchaus zu Problemen kommen. Sie müssen dann in der Lage sein, quasi aus dem Stand ermitteln zu können, was geht und was nicht in Ordnung ist. Und da dies mitunter schier unlösbare Debatten sind, ist es meist besser, sich tatsächlich nur auf die Fakten zu konzentrieren und den Smalltalk am Besten auf persönliche Gespräche zu beschränken. Nichts ist peinlicher, als unbewusst in ein Fettnäpfchen zu treten und darüber vielleicht gar einen Geschäftsfreund verärgert zu haben.

Immer korrekt

Lesen Sie immer alles noch mal durch, bevor Sie irgendwas abschicken. Das gilt für geschäftliche E-Mails genauso wie für alles andere. Wie oft haben Sie schon in der Sekunde einen Tippfehler gefunden, als Sie auf „absenden“ geklickt haben. Und in einer fremden Sprache schleichen sich die Fehler meist noch viel schneller ein als man glauben möchte. Gute Hilfen sind, die ganze E-Mail in ein digitales Vorleseprogramm zu kopieren und es sich anzuhören; so findet man oft auch kleine Fehler, zudem kann man sich den Fluss der Sätze auch noch mal durch den Kopf gehen lassen. Eine E-Mail voller Fehler zeigt dem Empfänger, dass hier jemand mit wenig Ahnung der englischen Sprache oder keinem Detailbewusstsein am Werk ist; beides gilt es zu vermeiden.

NIEMALS LAUT SEIN

SCHREIBEN SIE NIEMALS EINE E-MAIL NUR IN GROßBUCHSTABEN. Wirklich, niemals. Erstens sieht es stilistisch einfach nach nichts aus, und zweitens wird es in der E-Mail Etikette als sehr unhöflich betrachtet, da man dies als Schreien erkennt. Sie würden also die Empfänger Ihrer E-Mails wortwörtlich anschreien.

An wen?

Abschließend noch ein kleiner Tipp, der vielleicht manchmal ein wenig untergeht, aber der jedem hilft, der schon mal in einer solchen Situation war: versehentlich schicken Sie die E-Mail ab, noch bevor sie fertig geschrieben und Korrekturgelesen wurde. Um das zu vermeiden versuchen Sie einfach daran zu denken, den oder die Empfänger erst dann einzufügen, wenn Sie zu 100% sicher sind, dass die E-Mail nun bereit ist, um abgeschickt zu werden.

Zusammengefasst

E-Mails zu schreiben ist eine Sache, sie aber dann noch auf einer fremden Sprache zu verfassen eine ganz andere. Viel zu leicht kann da was passieren, was Sie nicht so antizipiert hatten, weswegen wir hoffen, dass Sie sich diese Tipps hier einverleiben werden. Übung macht den Meister, wie man so schön sagt. Wenn Sie mit Ruhe und Besonnenheit an die Arbeit gehen, dann sollten Sie den Dreh für geschäftliche E-Mails auf Englisch sicherlich sehr schnell raus haben.